Depuis quelques décennies, la polyvalence fait partie des outils utilisés pour améliorer l’efficacité des organisations.
Je vous livre dans cet articles quelques réflexions sur la polyvalence.
La polyvalence est un outil permettant de disposer de flexibilité. Cette flexibilité s’obtient par la capacité de l’individu ou de la machine à réaliser plusieurs activités, plusieurs produits.
La polyvalence prend tout son sens lorsque le volume d’activités à réaliser n’est pas suffisant pour dédier une ressource à sa réalisation.
La polyvalence est donc indispensable dans les organisations de petite taille ou pour des productions de petits volumes.
Il ne va pas suffire de décréter la polyvalence pour l’obtenir. Il va falloir dépenser de l’énergie. Énergie étant à prendre dans un sens large tel que proposé par l’approche écosystémique des organisations (www.eco6.org). En effet, une machine, des mètres carrés, des euros, de la matière première, l'électricité : tout cela représente de l'énergie en mouvement ou de l'énergie stockée. https://www.eco6.org/4energie
Développer ou disposer de polyvalence a donc un coût énergétique pour l’organisation :
Développer les compétences nécessitera du temps, de l’attention et des moyens
Une machine polyvalente est plus coûteuse qu’une machine mono-fonction.
Comme tout, la polyvalence a également son côté obscur. Disposer de ressources polyvalentes, c’est être tenté de leur faire changer en permanence d’activité. Or ce changement d’activité a un coût énergétique pour l’organisation.
Pour une machine, il faudra à minima charger un nouveau programme, et très souvent changer de réglages, d’outillages. Il faudra donc une intervention humaine et un arrêt de production.
Pour un individu, il lui faudra arrêter l’activité en cours et démarrer la nouvelle activité. Il faudra lancer un autre logiciel, ouvrir un dossier ou prendre un autre outil dans la caisse.
Il y a également un coût énergétique à ce changement.
Mais comme nous ne sommes pas des machines, il va y avoir un surcoût énergétique pour focaliser notre attention et « rentrer » dans la nouvelle activité.
Prenons le cas d’une assistante qui est en charge du pointage des comptes clients et du traitement des appels téléphoniques du standard. Chaque fois qu’elle répond au téléphone, il lui faut quelques instants pour être pleinement en interaction avec l’appelant. Et une fois qu’elle raccroche, il lui faut plusieurs secondes pour reprendre le pointage du compte en cours. Chaque changement d’activité est donc une déperdition d’énergie.
La multi-activité doit à tout prix être évitée pour des activités qui nécessitent un temps d’activation significatif par rapport à la tâche à réaliser :
A l’ouverture d’un plan complexe, il faut plusieurs minutes à un ingénieur de bureau d’étude pour « rentrer » dans le plan et reprendre le travail de conception là où il avait été laissé.
Travailler à la stratégie d’une entreprise, d’un service nécessite ne peut se faire en étant interrompu en permanence.
Un artisan-céramiste prend plusieurs minutes à créer les conditions de bonne réalisation d’une tasse.
Un compagnon dans l’aéronautique aura besoin de plusieurs minutes pour savoir où reprendre son travail d’assemblage d’une pièce complexe.
…
La multi-activité peut néanmoins être acceptable des tâches peu engageantes :
Classer ses emails
Ranger son bureau
Répondre au téléphone
Opération de production simple
…
Dans ces cas-là, la perte d’énergie au changement d’activité est moindre.
Nous avons clairement tendance à confond polyvalence et multi-activité :
La polyvalence, c’est savoir faire plusieurs activités
La multi-activités, c’est être en charge de traiter de plusieurs activités en même temps.
Donc OUI à la polyvalence ! Mais NON à la multi-activités !
Pour ce faire, il convient de dédier des périodes de temps à une et une seule activité.
La journée de travail est alors un enchainement de périodes de mono-activité.
Certaines fonctions notamment les fonctions managériales sont par essence de la multi-activité. Il convient donc de particulièrement protéger les tâches qui nécessitent de l’attention et notamment les tâches de réflexion, de prise de recul ou de gestion du long terme.
Pour certains, le changement d’activité est un plaisir, donc une source de motivation. Ils auront tendance à valoriser la multi-activité et à ne pas vouloir la réduire. Même pour ceux-là, la multi-activité a un coût. Il conviendra de trouver un bon équilibre pour ne pas les « enfermer » dans des périodes de mono-activité trop longues.
Réduire la multi-activité, c’est développer l’efficacité énergétique des fonctions et cela s’inscrit complètement dans l’approche écosystémique des organisations afin restaurer l’équilibre, optimiser l’énergie et accroître la maturité des organisations.
Complément sur la multi-activité
La polyvalence n’est pas la seule source de multi-activités. Toutes les interruptions que nous « subissons » ou « acceptons » sont génératrices de multi-activité :
Ouverture d’un mail dès réception
Répondre au téléphone
Question d’un collègue
Sollicitation de la part du manager.
La multi-activité gangrène aujourd’hui nos organisations et la présence des smartphones et des applications de chat et d’échanges instantanées ne font qu’empirer la situation…
Il y a une quantité d’énergie « disponible » dans les organisations à condition de travailler individuellement et collectivement à la réduction de la multi-activité. Un travail sur l’efficacité des fonctions et la synchronisation des rythmes permet de puiser dans cette réserve.